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高效時間管理:給工作設定不同等級的優(yōu)先權
編輯:企業(yè)文化與文化墻可視化制作專業(yè)平臺│掛圖大師 發(fā)布時間:2013-02-01 點擊:2323

設定不同等級的優(yōu)先權

  伯利恒鋼鐵公司的總裁曾向艾維李請教提升工作效率的方法。艾維李給出這樣的建議:確定各項需處理的工作任務;將其優(yōu)先順序寫于紙上;根據紙上所寫的順序,從第一件開始去執(zhí)行。
  總裁對于這3個建議將信將疑,但仍然按照要求將次日所需處理的工作預想一遍,從第1項到第6項排好優(yōu)先順序,然后寫在一張紙上,次日到公司依次執(zhí)行。結果,他驚奇地發(fā)現工作效率明顯提高。
  能將6個事項全部完成的人幾乎少之又少。但如果完成了前4項工作,那么已經完成了最重要或較重要的工作,工作效率自然得以提高。
 
3步建立工作優(yōu)先權
  確定工作優(yōu)先級別,建立時間表,讓精力持續(xù)專注于主要職責,這是建立工作優(yōu)先權的重要方法。在華為,管理者和員工們?yōu)榻⒖?/span>學的工作優(yōu)先權,通常遵循以下3個步驟。
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  有效安排計劃表
  清楚個人職責的現有價值后,管理者和員工會計算團隊或個人完成工作所需的時間,并為每項職責確認兩個數值。
  每個月花在工作上最少而有效的精力—若少于這項數值,將無法完成任何工作。
  每個月花在職責上最適宜且有效的精力—這項數值可以平衡我們所耗費的精力。
  在華為的一次時間管理培訓中,員工張克(化名)提出一個問題:如果計劃提高專業(yè)技能水平,那么多長時間才是適宜的?培訓師建議他每個月最少使用5個小時。如果使用的時間太少,可能無法趕上進度。而最適合的時間是10個小時,這足夠讓張克應對工作中的變化。
  然后,建立最少且最適宜的精力分配法,以免將過多或過少的注意力放在一項職責上,也就限定了所需的時間,使任務執(zhí)行者盡快達成目標。
  合理分配精力
  確定個人的職責、理想的時間和優(yōu)先權后,管理者或員工會計算并分配對每一個項目應耗費的注意力,使整個團隊或個人專注于最重要的工作,并利用剩下的時間去做那些較不重要的工作。這種方法可以自主控制時間,并能完成更多的工作,避免了大量的工作時間為瑣事所占據的情況。
  時間預算:了解優(yōu)先選擇的工作任務、員工個人潛力和所需的時間,然后每個月寫下佑計時間。
  立即調查:根據崗位職責來分配時間,及時做出必要、適當的調整。采取適當的分配是最好的方式,因為分配越具體,工作效率越高。
  隨后調整:調整事先所做的分配,最大限度地減少相對不重要的工作任務。新方法產生有效影響后,每個月將節(jié)省更多的時間。
  持續(xù)地工作
  擬出履行主要職責的計劃后,管理者或員工即可專心地采取行動,用心處理重要的任務,因為精力的持續(xù)專注是提高效率的關鍵。
  不間斷地工作:將一星期的任務在日歷上做出標記,這些標記代表著管理者或員工對每項任務的時間安排,待一項任務完成后,再接下去完成另一項任務。
  不改動原時間表:事先確定不間斷的工作時間,可幫助管理者或員工在期限截止前做好所有重要事務,并維持一個工作流程,避免工作草草收尾的情況。
  評估自己的表現:定期進行自我反省,確認自己是否始終堅定不移地向一個目標邁進,并參照當前的工作方式去核查所 取得的成果是否合乎要求。為了得到更精確的結果,可以針 對履行職務、及時完成工作、有效地分配精力、對新方式的 滿意程度及本月成就等項目給自己打分。
 
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