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開(kāi)會(huì)時(shí)大家沉默不語(yǔ),怎么辦?
編輯:企業(yè)文化與文化墻可視化制作專業(yè)平臺(tái)│掛圖大師 發(fā)布時(shí)間:2012-12-22 點(diǎn)擊:1263

 

開(kāi)會(huì)時(shí)大家沉默不語(yǔ),怎么辦?
    一位讀者給我寫了這樣一封信:
    我是一家大宗廢品回收和循環(huán)利用公司的物流經(jīng)理。我負(fù)責(zé)管
理現(xiàn)場(chǎng)員工和企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)。每周一(從未間斷)我召開(kāi)“問(wèn)題
解決會(huì)”,同時(shí)對(duì)員工進(jìn)行激勵(lì)。我現(xiàn)在遇到的問(wèn)題是,沒(méi)有什么話
題可談。工作本身并不復(fù)雜,只需要出力、常識(shí)再加上做好客戶服
務(wù)。員工們都很棒,我沒(méi)什么可抱怨的。我只是找不出什么話題來(lái)
和他們一起討論。每當(dāng)我問(wèn)他們還需要哪些幫助或是否有什么建議,
他們總是簡(jiǎn)單地回答“一切都很好”或“沒(méi)什么可抱怨的”。
    我經(jīng)常對(duì)他們出色的日常工作表示欣賞,這表明我并不是對(duì)他
們的工作熟視無(wú)睹。我試過(guò)放映激勵(lì)的錄像,但那些太復(fù)雜了。我
想要和他們討論有趣的、激動(dòng)人心的話題,能讓他們振奮起來(lái)。我
希望他們能夠在日常的工作看到挑戰(zhàn)。你有什么辦法嗎?非常感謝
你的建議。
    謝謝!
    達(dá)利恩
 
開(kāi)會(huì)時(shí)沉默不語(yǔ)—一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題
    首先應(yīng)當(dāng)祝賀你做到定期舉行會(huì)議,雖然人們?cè)跁?huì)議上沉默讓
你感到不安。請(qǐng)繼續(xù)堅(jiān)持。
    你碰到的問(wèn)題,如何才能讓人們?cè)跁?huì)議上開(kāi)口說(shuō)話,是一個(gè)常
見(jiàn)的問(wèn)題。我曾經(jīng)同循環(huán)利用企業(yè)中的多個(gè)一線員工群體在一起工
作過(guò)。我很熟悉你所描述的情景。你要有耐心,做到持之以恒。最
終一定會(huì)有些員工說(shuō)出自己的看法,這就足夠了,總會(huì)有人堅(jiān)持保
持沉默,你應(yīng)當(dāng)容許他們這樣做。
    我經(jīng)常使用的鼓勵(lì)人們開(kāi)口的話題有兩個(gè),它們能夠像你所期
望的那樣讓員工“振奮”。一個(gè)話題是安全,“我們?nèi)绾翁岣吖ぷ鞯?/span>
安全性?”另一個(gè)話題是改進(jìn),“怎樣可以讓工作做得更好?”或
“怎樣可以讓工作更簡(jiǎn)單、更省力?”
采用四步?jīng)Q策法
    我通常使用四步?jīng)Q策法(第6章)。第一步是“描述情境、議題
或問(wèn)題”。你可以在周一的例會(huì)上告訴大家下一次會(huì)議你打算討論的
有關(guān)工作的具體主題,例如就安全、改進(jìn)、問(wèn)題、更簡(jiǎn)單的工作或
其他任何可能對(duì)他們有重要性的議題。告訴他們你希望他們列出一
個(gè)清單。越長(zhǎng)越好。你甚至可以考慮獎(jiǎng)勵(lì)想出最多建議的人。
建立氛圍
    在接下來(lái)的一周里,盡可能同更多的員工就下一次會(huì)議和他們
的體驗(yàn)進(jìn)行一對(duì)一的談話。你甚至可以考慮每周安排一到兩次“文
化訪談”(第5章)。想方設(shè)法鼓勵(lì)員工在會(huì)前思考上次會(huì)議上預(yù)告
的問(wèn)題,讓他們知道你非常重視他們的體驗(yàn)和想法并且你希望他們
能夠在會(huì)議上講出來(lái)。不要等到開(kāi)會(huì)前再臨時(shí)找人談話,盡可能在
會(huì)前多開(kāi)展一對(duì)一的對(duì)話,為會(huì)議創(chuàng)造良好的氣氛。
    用好記事板
    我在開(kāi)會(huì)的時(shí)候總會(huì)用記事板記下人們的發(fā)言。會(huì)議中間如果
發(fā)言很多可能會(huì)發(fā)生遺漏,人們會(huì)覺(jué)得自己說(shuō)的話反正沒(méi)有被記住。
記錄時(shí)用他們自己的語(yǔ)言,注意與發(fā)言人核對(duì)記錄的文字是否他的
本意。
    我通常的做法是在群體中逐個(gè)記錄,這樣他們會(huì)知道每個(gè)人都
有機(jī)會(huì)發(fā)言。每個(gè)人只能提一個(gè)想法,讓所有的人都發(fā)言。這樣可
以避免只有一兩個(gè)人主導(dǎo)發(fā)言而其他人卻心不在焉的情況。記錄時(shí)
不要掩蓋問(wèn)題,每個(gè)人都要問(wèn)到,所有的想法都要記錄,即使是批
評(píng)性的看法(記錄批評(píng)性看法的做法會(huì)吸引人們的注意,包括那些
粗俗的說(shuō)法。當(dāng)你這樣做的時(shí)候你們就會(huì)明白你是在真正地聽(tīng)取和
重視他們的意見(jiàn)。你這樣記錄還可能引發(fā)笑聲,同樣有助于人們敢
于在會(huì)議上發(fā)言)。不論發(fā)言者如何說(shuō),我一律記錄,但不作表態(tài),
最多問(wèn)一下“是這個(gè)意思嗎?”“還有補(bǔ)充嗎?”或“下一位。”
一次前進(jìn)一小步
    在一次會(huì)議上哪怕只是將問(wèn)題列出來(lái)也是很不錯(cuò)的。你可以說(shuō),
“今天我們只列議題,下一次再來(lái)討論如何改進(jìn)它們。”我建議在會(huì)
議結(jié)束時(shí)來(lái)一次快速的加號(hào)/三角符號(hào)評(píng)估(第6章)。這樣做可以
提高會(huì)議的效果,告訴人們你確實(shí)重視他們的建議。在下次會(huì)議時(shí)
可以將加號(hào)/三角符號(hào)評(píng)估的結(jié)果貼在墻上。向大家報(bào)告你如何保持
好的部分,又是如何根據(jù)他們的建議進(jìn)行了改進(jìn)。
    在使用記事板的時(shí)候,可以說(shuō)些開(kāi)放、邀請(qǐng)和坦率的話。例如
“我也是頭一次這樣做,我的拼寫不是很好。如果你們對(duì)拼寫更在
行,請(qǐng)隨時(shí)指出我的錯(cuò)誤。沒(méi)有你們的幫助,這個(gè)工作是做不好的。
對(duì)于我們所有人,這都是一項(xiàng)新的工作。”
    職位安全的話題
    你可以向員工說(shuō)明,持續(xù)的改進(jìn)對(duì)于企業(yè)的生存是必不可少的,
也是他們擁有這份工作的保障。競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手一直在努力提高,你們的
公司也必須做到。改進(jìn)的目的不光是提高工作效率,還要讓工作更
省心和更順暢,讓人們樂(lè)在其中。他們是最接近工作和客戶的人,
只有他們才知道應(yīng)當(dāng)做些什么。你的工作是讓他們說(shuō)出他們所知道
的改進(jìn)方法。
難以相處的員工
    有時(shí)群體中可能會(huì)有一到兩個(gè)難以相處的人,他們脅迫其他人
表現(xiàn)出冷漠或敵意。這樣的人反對(duì)同管理層合作。他們恐懼開(kāi)放,
但他們把這種恐懼掩蓋起來(lái)。表露在外的行為是壓迫那些愿意講話+
和合作的員工。這些員工對(duì)于群體是有害的。
    如果群體中的其他成員利用機(jī)會(huì)將他們叫到一旁或在會(huì)議中直
接對(duì)他們說(shuō)不要再表現(xiàn)出這種消極的行為,這些陰沉的員工最終有
可能會(huì)轉(zhuǎn)變想法或離職,不過(guò)這樣的結(jié)果機(jī)會(huì)不大。作為領(lǐng)導(dǎo)者,
你應(yīng)當(dāng)致力于向員工持續(xù)地提供開(kāi)放、參與和合作的機(jī)會(huì)。
依靠你的人
    如果你的團(tuán)隊(duì)成員不愿意講話和參與,這并不是因?yàn)樗麄儾辉?/span>
意這樣做。幾乎每個(gè)人都希望成為工作團(tuán)隊(duì)中積極的和有價(jià)值的一
員,希望工作環(huán)境愉快,下班時(shí)感受到充實(shí)和滿足。只要堅(jiān)持下去,
你總能夠激發(fā)出這一基本的人類愿望。人們希望有一個(gè)良好的工作
場(chǎng)所。只要你有耐心,他們終歸會(huì)加人的。
    我希望上面這些對(duì)你有所幫助。請(qǐng)告訴我你是否采用了這些想
法,以及情況是否有所改變。感謝您的來(lái)信。
                                                                              Barry
 
巧.提高績(jī)效的員工自主評(píng)估
    在前面的信中我曾經(jīng)提到過(guò)企業(yè)文化的黃金律,“如果人們將會(huì)
受到一項(xiàng)決策的影響,那么他們應(yīng)當(dāng)有權(quán)參與這項(xiàng)決策。”這里我將
講述一個(gè)案例,我的一家客戶運(yùn)用這一原則設(shè)計(jì)出改變員工績(jī)效的
評(píng)估程序。
    這家企業(yè)的經(jīng)理們認(rèn)識(shí)到,在作出對(duì)員工產(chǎn)生影響的企業(yè)行動(dòng)
或決策時(shí),如果邀請(qǐng)他們參與,員工們將獲得擁有感并有激勵(lì)來(lái)執(zhí)
行。絕大多數(shù)經(jīng)理和主管們已經(jīng)對(duì)傳統(tǒng)的自上而下的員工評(píng)估的無(wú)
效感到惱火。他們決定設(shè)計(jì)一種新的評(píng)估程序,一個(gè)他們?cè)敢鈭?zhí)行
的、能夠帶來(lái)積極的行為改變的程序。
建立氛圍
這些經(jīng)理們已經(jīng)可以做到自如地進(jìn)行文化訪談。他們知道,只
有創(chuàng)建出安全和積極氛圍才能讓新的員工評(píng)估發(fā)揮效力。經(jīng)理們決
定這次他們不要坐在自己的桌子后面“評(píng)估員工”,而是同員工們坐
在一起,在舒適的椅子里或桌旁同員工討論他的工作體驗(yàn)或工作中
情境中他希望能夠改變的事情。管理者們認(rèn)識(shí)到,績(jī)效是員工和情
境兩方面的結(jié)果,合理的績(jī)效評(píng)估也應(yīng)當(dāng)考慮兩方面的因素。
    傳統(tǒng)的績(jī)效評(píng)估通常始于一系列多少有些固定的、由管理層規(guī)
定的問(wèn)題,而基于員工的評(píng)估則始于兩張白紙,一張給經(jīng)理,一張
給員工。經(jīng)理像下面這樣開(kāi)始討論:
    我們現(xiàn)在來(lái)做年度評(píng)估,不過(guò)這次和以前的稍有不同。我們不
再使用以前的那種形式。現(xiàn)在我們先來(lái)談?wù)勀愕墓ぷ?,你在工作?/span>
的感受,哪些方面覺(jué)得比較好,哪些方面不太好,你覺(jué)得對(duì)你很重
要的是什么,以及任何你愿意討論或可能希望改變的事情。也許我
們可以從你在工作中覺(jué)得重要的事談起,你覺(jué)得什么叫“做好工
作?”
 
    員工們重視什么?
    經(jīng)過(guò)幾個(gè)一般性的討論,再加上一些指導(dǎo),員工可以列出個(gè)人
化的5一10項(xiàng)績(jī)效評(píng)估指標(biāo),包括:
口工作無(wú)差錯(cuò)
口與團(tuán)隊(duì)中其他人的合作
口與其他部門和客戶的合作
口學(xué)習(xí)新方法
口按時(shí)完成工作
口保養(yǎng)設(shè)備
口工作中保證安全
口按時(shí)上下班
口解決問(wèn)題或及時(shí)報(bào)告問(wèn)題
情境因素
接下來(lái)討論哪些“情境”因素影響到他的工作。這可能包括經(jīng)
理的行動(dòng)、決定或態(tài)度,整個(gè)公司系統(tǒng)的影響,或其他經(jīng)理、部門、
客戶或供應(yīng)商的行動(dòng)。
    現(xiàn)在我們手上有了兩份清單,一份是“員工”,另一份是“情
境”。經(jīng)理可以要求員工對(duì)每一份清單上的項(xiàng)目按其重要性進(jìn)行排
列。然后經(jīng)理說(shuō),“現(xiàn)在我們來(lái)看看你的個(gè)人清單。我想聽(tīng)你說(shuō)說(shuō)你
覺(jué)得在每一項(xiàng)上自己做得如何。我們可以在每一項(xiàng)下劃一條橫線。
橫線的一頭是‘可接受’,另一頭是‘需要改進(jìn)’。請(qǐng)你在橫線上標(biāo)
出你認(rèn)為自己現(xiàn)在所處的位置。我們就從你列出的第一項(xiàng)‘工作無(wú)
差錯(cuò)’開(kāi)始。”
    管理層反饋
    經(jīng)理們吃驚地發(fā)現(xiàn)員工對(duì)自己的績(jī)效十分苛刻。他們大多將自
己的標(biāo)記劃在比管理者認(rèn)為的更靠近“需要改進(jìn)”一側(cè)而不是“可
接受”的一側(cè)。經(jīng)理者們會(huì)說(shuō),“好吧,我認(rèn)為你的表現(xiàn)其實(shí)比你說(shuō)
的好一些,我記得你曾經(jīng)……(經(jīng)理可以提起近來(lái)員工的某一項(xiàng)具
體的、積極的行動(dòng))……因此我覺(jué)得應(yīng)當(dāng)將標(biāo)記放在這里。我們可
以劃圈將我們兩個(gè)人的標(biāo)記包括在里面,這表示我們都同意你處在
這個(gè)位置。”然后重復(fù)這個(gè)過(guò)程。
圖例:
    需要改進(jìn)可接受
一一一一一一一一一X一一一一一一一一一X一一一一一一一一一一
行動(dòng)方案
    經(jīng)理說(shuō),“讓我們?cè)僮屑?xì)地看看這份清單。其中有沒(méi)有你在未來(lái)
幾個(gè)月中想要改進(jìn)的,不管是靠你自己還是我們一起做。”只要一兩
項(xiàng)就足夠了。員工可能已經(jīng)有了如何做的想法,如果沒(méi)有,經(jīng)理可
以建議一周后再談,讓員工有時(shí)間來(lái)考慮。
    接下來(lái)員工再對(duì)“情境”或“外部因素”的重要性進(jìn)行排列。
經(jīng)理再重復(fù)以前的問(wèn)題,“未來(lái)幾個(gè)月中有沒(méi)有你想到改進(jìn)的,不論
是你自己還是和你同樣受到影響的其他團(tuán)隊(duì)成員,或者和我一起來(lái)
做的?”
跟進(jìn)是最重要的
    在會(huì)談時(shí)或下一次會(huì)談時(shí),員工應(yīng)當(dāng)提交他的改進(jìn)計(jì)劃,經(jīng)理
和員工一起書面寫下他們的承諾。這可能需要經(jīng)理做一些協(xié)調(diào)的工
作。然后他們可以約定下一次談話的時(shí)間,比如i個(gè)月之后,再來(lái)
討論計(jì)劃的執(zhí)行情況和需要做的改進(jìn)。每次談話后都要約定下一次
談話的時(shí)間。定期舉行這種會(huì)談,直到計(jì)劃得到完成。
    在談話中,經(jīng)理要注意不要自己動(dòng)手挑選改進(jìn)項(xiàng)目,他們只要
做好準(zhǔn)備同員工一起工作。員工可以改變計(jì)劃,但不能放棄。經(jīng)理
們的工作只是為員工的決策和行為提供支持結(jié)構(gòu)。
一些重要的項(xiàng)目可能被遺漏
    在這種會(huì)談中經(jīng)常會(huì)發(fā)生的問(wèn)題是,員工沒(méi)有提到經(jīng)理心目中
的重要項(xiàng)目。例如,在上面的例子中員工沒(méi)有提到財(cái)務(wù)績(jī)效(對(duì)于
絕大多數(shù)經(jīng)理而言很重要)。遺漏的項(xiàng)目告訴經(jīng)理他同員工之間在哪
些地方的溝通需要改善。如果下一次員工將這個(gè)項(xiàng)目列人評(píng)估,經(jīng)
理就會(huì)知道自己在這方面成功了。
    在我的客戶公司里,新的評(píng)估方法立刻取得了成功。經(jīng)理們不
再找理由推遲讓他們煩惱的評(píng)估。他們認(rèn)為這是又一種同員工接觸、
強(qiáng)化建設(shè)性企業(yè)文化的方法。員工們對(duì)新方法表示了喜愛(ài)。企業(yè)的

狀況很快發(fā)生了變化。

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