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公司企業(yè)檔案室檔案管理規(guī)定
編輯:企業(yè)文化與文化墻可視化制作專業(yè)平臺│掛圖大師 發(fā)布時間:2013-06-15 點(diǎn)擊:2136

公司企業(yè)檔案室檔案管理規(guī)定 (適用于國有企業(yè),集體企業(yè)等企業(yè)公司)

第一章 總則

第一條 為加公司檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司合法權(quán)益,特制訂本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級保管、分級查閱的原則,進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。

第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作(即資料員)。

第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),辦公室負(fù)責(zé)接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作,并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

第七條 辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第三章 檔案的管理

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第九條 過程管理:

1. 屬于公司保管的檔案:公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交辦公室保管,任何人不得據(jù)為己有。

2. 屬部門保管的檔案:在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室,各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。

第十條 監(jiān)督:辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄,進(jìn)行定期或不定期的檢查,來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

第十一條 銷毀:須報總經(jīng)理批準(zhǔn),銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷,并在清單上簽字。

第十二條 公司檔案的分類及編號:指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后,按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。

第十三條 在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。

第十四條 借閱:因公司需要借閱文檔的,應(yīng)填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后,方可帶出,用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

第十五條 分級查閱:具體的查閱分檔,公司擁有絕對的制定權(quán)。

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