淺談如何做好檔案管理工作
摘要:知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理作為一種知識管理，在社會發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用。檔案工作繁瑣枯燥,但對工作的開展卻極為重要,為了使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,必須建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度,實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則,嚴(yán)格公文的制發(fā),提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量,做好文書以及電子文件的處理工作。本文從檔案管理工作的重要性出發(fā)，探討其加強(qiáng)檔案管理工作的一些途徑。
一、檔案和檔案管理的現(xiàn)狀
  檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在社會活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等。 
檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:
一是對檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下薄礎(chǔ)。檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)樣、包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。 隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善、更新，在實(shí)際工作中，檔案管理與社會的進(jìn)步、要求相比，仍然存在很大的問題，表現(xiàn)在檔案工作人員素質(zhì)偏低、待遇差、隊(duì)伍不穩(wěn)定;領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識不強(qiáng)經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全、硬件條件差，管理摸式呆板以及宣傳不力，群眾參與意識薄弱等方面。
二、做好檔案管理工作的重要意義
做好檔案管理工作一個(gè)國家機(jī)關(guān)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是機(jī)關(guān)管理工作的一部分，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位部門工作業(yè)績與管理水平的重要尺度。機(jī)關(guān)檔案記載著這個(gè)單位或部門發(fā)
展史上的優(yōu)秀成果，對進(jìn)一步促進(jìn)本單位或部門科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解本單位工作開展情況，適時(shí)調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確定單位取得的成果，為本單位或部門科學(xué)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位或部門工作狀況和工作成果。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升單位部門在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的影響力具有重要意義。 

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三、檔案管理工作存在的問題 
目前，一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。
造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識，人力、物力、財(cái)力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用；三是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。
檔案工作缺乏制度化的管理程序當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。由于工作的調(diào)動(dòng)，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
四、對做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考  加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
（一）、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度  檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案,要實(shí)行規(guī)范的管理,就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導(dǎo)原則,首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè),存放檔案必須有專門庫房,并設(shè)有專柜便于查找,做到科學(xué)管理,排列整齊,并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風(fēng),做到整潔衛(wèi)生,庫房內(nèi)不準(zhǔn)吸煙,以免發(fā)生火災(zāi),做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光,以確保安全和延長檔案壽命。其次,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃,提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求,具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度,對檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。應(yīng)該指定專人管理文書檔案和 業(yè)務(wù)檔案,檔案室人員應(yīng)深入各科室,了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng),以便對各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求,促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料,能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料,要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,分類整理,立卷、案卷標(biāo)題簡明確切,便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù),杜絕檔案亂借亂發(fā),防止分散流失。  
（二）、嚴(yán)格公文的制發(fā)  公文是檔案的前身,檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣,不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時(shí),也決定了日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題,以提高檔案實(shí)體質(zhì)量,為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量,首先公文用紙質(zhì)量要好,幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排,左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn),落款是否與公文一致,有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等,都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理,擬制格式要規(guī)范,行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字,以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。 
（三）、做好文書以及電子文件的處理工作   工作實(shí)踐表明,雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù),具有相對的獨(dú)立性,但由于文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此,我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識,  樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想,在實(shí)際工作中,把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),以實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。 在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下,電子文件也屬于檔案的一部分,由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別,電子文件通常以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時(shí)一定要把住它的質(zhì)量關(guān),軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年,所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。在保存方面,要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,因?yàn)槌睗駮构獗P片基霉變,所以環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)該控制在40%～65%,溫度應(yīng)該控制在14～24℃。   
（四）、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則“以我為主”的立卷歸檔原則,即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則,這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則,而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們在實(shí)際工作中,在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個(gè)問題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn),分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時(shí),又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。 
  （五）、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量不斷深化的工作實(shí)踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素,而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此,在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中,必須一方面要注意解決好立卷方法問題,以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題,以有利于檔案規(guī)范化管理。   
 （六）、加強(qiáng)對聲像檔案的管理和保護(hù)聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對國家和社會有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。隨著社會的及辦公條件的改善,在機(jī)關(guān)工作和各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求,如果不及時(shí)歸檔,日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。所以這就要強(qiáng)化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、   利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管,從長久保護(hù)和利用考慮。
五、綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持改革創(chuàng)新,與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)單位或部門的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以使檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展,為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅(jiān)持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化,這樣才能使檔案管理工作立于不敗之地。

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