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文書檔案立卷說明

圖片編號： 043-0012	圖片尺寸：500mm*700mm
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一、掛圖內(nèi)容：

文書檔案立卷說明
一、歸檔文件齊全、完整：是指各個部門工作中形成的文件材料，能夠反映本單位全學(xué)年各項工作的完成情況。
二、組卷正確組卷方法是按[年度——組織機(jī)構(gòu)]組卷。組卷以問題為主，同類問題組成一卷，專門問題可組專卷(如職評工作、調(diào)資工作等)。上級來文與本單位形成的文件材料一般應(yīng)分別組卷。
三、卷內(nèi)文件排列清楚卷內(nèi)文件應(yīng)按事情的來龍去脈有次序地排列，保證文件之間有條理、有聯(lián)系。排列方法如下：重要材料在前面，一般材料在后面。按形成的時間順序排列；按問題排列。同一問題的文件存本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；主件在前，附件在后；問文在前，復(fù)文在后；結(jié)論、決定在前，依據(jù)材料在后。經(jīng)過多次草稿形成的重要文件，最后定稿在前，其他幾稿依次排列。
四、拆除針、釘，編寫頁號歸檔案卷應(yīng)去掉金屬物。編頁號：左側(cè)裝訂，編號在正面的右上角，背面的左上角；上邊裝訂，編號在下邊中間；折疊頁編在外邊；號碼不要編在字跡上。如卷內(nèi)只有一份文件，并已有頁碼，可不再編號?？瞻醉摬痪幪?。立入卷內(nèi)的便條、有價值的信封等，逐張編號。
五、卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄置于卷首，要求字跡清楚，逐件填寫，作者和日期不詳?shù)奈募?yīng)盡量考證清楚，會議記錄要寫明會議時間、次數(shù)和議題。卷內(nèi)目錄一式兩份，一份置于卷首，一份寫成“全引目錄”裝訂成冊。
六、備考表卷內(nèi)需要說明的情況，應(yīng)填寫在備考表上，立卷人、檢查人都要在表上簽字，以示負(fù)責(zé)。
七、裝訂卷內(nèi)文件有破損的要裱糊；裝訂線上有文字的要鑲邊；大于一般公文紙的要折疊；小于公文紙的要托裱；字跡已擴(kuò)散的要復(fù)制；把文件底邊和裝訂所對側(cè)面戳齊(右、下齊)；用棉線三孔裝訂，線頭結(jié)在背后，做到不掉頁，不壓字、不損壞文件，不妨礙閱讀。